规范的成人商务英语邮件写作套路，都在这篇文章了

时间：2019-09-18 17:22:04  来源：平和英语村  作者：Shelly

从事外贸商务行业的工作精英们和外商交流最常使用的远程沟通方式大概就是电子邮件了吧，但是，该怎样写出一篇正式，规范，措辞得体的商务邮件呢？笔者整理了常用的较规范的商务邮件写作模式，一起来学习一下。

01：

问候语（Greeting）

一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。

当遇到收信人不确定的时候，比如转寄给某项目的相关人员，可以用

To whom it mayconcern,（敬启者：）

Dear Sir or Madam,

格式需注意的是，所有greeting后面要加逗号，然后空一行开始信件正文。

02

Purpose 目的

在进入信件内文之前我们通常会先告知收信人这封信件的重点或目的。

I am writing to inquire …

我写这封信想询问…

I am writing in reference to …

我写这封信是关于…

在回覆信件的时候，可以这样说：

Thank you for reaching out to us regarding …

感谢您主动联络我们…

这边的in reference to还有regarding都是是「有关」或「关于」的意思，它们的用法和about很接近，差别是about比较不正式，是比较口语的用法。

口语：I'm talking about the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有没有注意到in reference to的用法跟regarding有一点点不同？通常in reference to用于「说明已经跟对方提过的事」，regarding的用法比较广泛。

03

Content 内文

再来就是信件的内文了，先跟大家提醒一些小技巧，写商业信件的时候内文要简单明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想读很冗长的信吧！

记得也要注意正式信件里我们不会把一个句子全部大写，不过可以用粗体让重点句子比较明显。

错误用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.

正确用法：Please review the attached documents thoroughly.

请仔细检视附件。跟附件相关的用法：

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述资料已于信末夹带档案内附上供您参考。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

请参阅附加档案内之服务相关报价。

04

Closing 结尾

信件内文的最后一部分通常会感谢收信人或解释下一步是什么。

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.

若您有任何问题或疑虑，请不吝与我联系。

Thank you for your time and consideration.

感谢您的宝贵时间。

I look forward to hearing from you.

我很期待能够收到您的回覆。

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